La confidentialité en milieu scolaire

Le personnel enseignant et les écoles ont accès à beaucoup d’informations sur les élèves et leurs familles.

Toute cette information est-elle confidentielle?

Quelles sont les obligations des pédagogues au sujet des données confidentielles?

de Graham F. Scott

Au cours de la dernière année, plusieurs incidents de violation de la vie privée, au Canada et dans le monde, ont sensibilisé le public à la protection des renseignements personnels. Dans un cas assez célèbre, en novembre dernier, le site web de Passeport Canada a permis, par erreur, à ses utilisateurs d’accéder aux noms, adresses, numéros de téléphone et même aux numéros d’assurance sociale appartenant à d’autres personnes ayant fait des demandes. La technologie a peut-être rendu la collecte et l’utilisation des renseignements personnels plus simples, mais elle en a aussi simplifié l’abus. Le vol d’identité est un des crimes dont la croissance est la plus forte dans le monde.

En Ontario, les lois visant à protéger l’information personnelle sont en évolution, et les conseils scolaires ont dû modifier leurs procédures pour respecter les nouvelles lois et la réglementation relatives à la collecte, à la sauvegarde et à l’utilisation des renseignements personnels sur les élèves. Toutefois, la protection de la vie privée des élèves relève souvent de la responsabilité de chaque enseignante et enseignant. Ces derniers et la direction des écoles ont accès à énormément d’informations personnelles sur les élèves et leurs familles, et les pédagogues de l’Ontario doivent connaître leurs droits, obligations et responsabilités quand ils manipulent de l’information et des données confidentielles.

«Au cours des 10 ou 15 dernières années, il y a eu de nouvelles lois, de nouveaux règlements et de nouvelles politiques, a fait remarquer Theresa Shanahan, professeure adjointe à l’Université York, qui donne un cours sur les aspects juridiques à l’intention des enseignantes et enseignants. Il y a tellement de choses à apprendre et toute une génération a du rattrapage à faire sur ce plan.»

Les conseils scolaires de l’Ontario doivent respecter une série de lois en matière de collecte et d’utilisation des renseignements sur les élèves : la Loi sur l’éducation, la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) et la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Il existe un certain chevauchement et dédoublement en ce qui concerne les lois sur la vie privée au Canada, puisque chaque palier de gouvernement a sa propre compétence, ce qui peut compliquer les choses pour le personnel enseignant. Mais le principe directeur de toutes les lois en matière de vie privée est essentiellement le même : à moins d’avoir eu le consentement explicite de divulguer l’information personnelle, il est préférable de la garder confidentielle.

Aux termes de la LAIMPVP, les «renseignements personnels» sont des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. Des données comme le nom, l’adresse, l’origine ethnique, le groupe sanguin et les empreintes digitales sont toutes considérées comme des renseignements personnels. Ceux-ci comprennent aussi les antécédents professionnels et criminels, les données financières et les antécédents médicaux. En vertu de la Loi sur l’éducation, les conseils scolaires ont le droit de récolter beaucoup de renseignements personnels sur les élèves au moment de leur inscription, et le simple fait d’inscrire un enfant à l’école signifie que la famille consent à ce que l’information soit obtenue. Les problèmes surviennent quand l’information doit être transmise à d’autres personnes. Il serait alors utile de suivre quelques règles de base.

Les sept vertus de la protection de la vie privée

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, ainsi que le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée du gouvernement de l’Ontario donnent des conseils sur la façon de protéger les renseignements personnels. Voici certaines étapes à suivre pour respecter la LAIMPVP.

1. Obtenez seulement assez de renseignements personnels pour faire votre travail.
2. Obtenez les renseignements directement des personnes concernées ou, pour les mineurs, directement de leurs parents ou tuteurs, et non de tierces parties.
3. Expliquez pourquoi vous devez obtenir cette information et comment vous allez vous en servir.
4. Obtenez le consentement des élèves ou, pour les mineurs, de leurs parents ou tuteurs, pour la collecte, la sauvegarde et l’utilisation de l’information personnelle.
5. Gardez l’information personnelle en toute sécurité. Gardez les copies imprimées dans des classeurs verrouillés; gardez les documents électroniques dans un ordinateur protégé par un mot de passe. Gardez votre surface de travail bien rangée de façon à éviter que l’on puisse égarer ou voler de l’information confidentielle.
6. En cas de doute, demandez conseil à la direction de l’école ou au membre du conseil scolaire responsable de la vie privée. (Les lois de l’Ontario obligent chaque conseil scolaire à nommer une personne-ressource.)
7. Quand vous n’avez plus besoin des renseignements personnels pour faire votre travail, détruisez les documents imprimés dans une déchiqueteuse et effacez les documents électroniques correctement.

Le DSO

Le Dossier scolaire de l’Ontario (DSO) est un bon endroit où commencer pour évaluer la façon dont on va traiter l’information concernant les élèves. Chaque dossier scolaire comprend une fiche donnant le nom, le numéro d’élève, l’adresse, le numéro de téléphone, le sexe, la date de naissance, les dates d’inscription et de transfert, les noms des parents et des tuteurs ou les deux, et les numéros d’une personne avec qui il faut communiquer en cas d’urgence. Le DSO comprend aussi les bulletins et un relevé de notes officiel. Une partie de cette information peut être en double quelque part ou être accessible au personnel d’une autre façon, mais les conseils scolaires doivent garder le DSO confidentiel, de même que toute l’information qu’il comprend.

L’information contenue dans le DSO peut être divulguée dans certaines circonstances. Les élèves, quel que soit leur âge, ont le droit d’accéder à leurs dossiers, tout comme leurs parents. Les enseignantes et enseignants, et les responsables des écoles ont aussi le droit d’accéder au DSO, mais pas dans tous les cas. Ils ne peuvent accéder au dossier de l’élève que dans le but d’améliorer l’enseignement donné à l’élève. Le concept d’«améliorer l’enseignement donné à l’élève», tiré de la Loi sur l’éducation, signifie qu’il y a plusieurs cas où il est parfaitement convenable d’accéder au DSO. Mais il n’est pas toujours approprié de le faire.

«Les élèves, quel que soit leur âge, ont le droit d’accéder à leurs dossiers, tout comme leurs parents.»

Parfois, même avec les meilleures intentions du monde, on peut faire une erreur. M^me Shanahan donne un exemple : des étudiants ayant terminé leur stage lui ont dit qu’un enseignant, comme occasion d’apprentissage, prévoyait leur remettre une série de DSO pour qu’ils puissent avoir une idée de leur contenu. «Et ce sont des dossiers toujours en vigueur.» Elle a expliqué aux stagiaires que les enseignants ne peuvent pas faire cela. Ils n’ont pas le droit de les consulter et même les enseignants ne doivent pas le faire sauf dans le but d’enseigner à leurs élèves.

D’autres divulgations limitées de l’information contenue dans les DSO sont parfois permises, comme dans le cas d’une ordonnance d’un tribunal en vertu du Code criminel fédéral, dans une poursuite civile ou dans le cas d’une ordonnance d’un tribunal venant de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille. Même dans ces situations, le ministère de l’Éducation a demandé aux directions d’école de consulter les experts juridiques de leurs conseils scolaires avant de remettre les dossiers. (S’il y a suspicion d’abus, les enseignantes et enseignants sont obligés de divulguer l’information aux sociétés d’aide à l’enfance en vertu de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille.)

Les conséquences

Divulguer volontairement de l’information personnelle peut entraîner une amende allant jusqu’à 5 000 $ en vertu de la LAIMPVP. Toutefois, la violation volontaire de la vie privée se produit rarement. La plupart des cas d’atteinte à la vie privée sont accidentels ou faits par inadvertance. Néanmoins, les parents peuvent poursuivre une école pour non-respect de la vie privée de leur enfant. Roger Mills, conseiller juridique de l’Ottawa-Carleton DSB, explique que les parents peuvent exercer un recours devant les tribunaux «si l’information personnelle a été divulguée et qu’ils peuvent prouver qu’il y a eu préjudice pour cette raison». Si un pédagogue a posé le geste dans le cadre de ses fonctions lorsque la violation est survenue, il pourrait probablement être couvert par l’assurance du conseil scolaire. Toutefois, M. Mills précise qu’il n’a jamais vu un tel cas. Même si les enseignants doivent connaître les conséquences juridiques et les responsabilités touchant la loi sur la vie privée, de telles difficultés ne risquent pas de survenir dans le travail quotidien des enseignants. Dans la plupart des cas, il s’agit d’une question d’éthique professionnelle. Violer la vie privée d’un élève sans le «consentement de l’élève ou du parent ou tuteur», si la divulgation n’est pas exigée par la loi, pourrait entraîner une faute professionnelle conformément à la réglementation de l’Ordre à ce sujet.

Une façon d’aborder la question est de savoir que chaque personne est propriétaire des renseignements personnels la concernant. Quand un élève s’inscrit dans une école, il prête ses renseignements à l’école, mais l’information lui appartient. Et seul le propriétaire de l’information peut décider quand, où et en quelles circonstances on peut s’en servir.

On ne trouve pas de l’information personnelle que dans les DSO. Les enseignantes et enseignants sont souvent au courant de détails personnels sur les élèves, tout simplement parce qu’ils passent nombre d’heures par semaine en classe avec eux. Ils peuvent prendre des notes en classe au sujet d’un élève pour se souvenir de détails importants. Les notes de permission doivent comporter le nom et le numéro de téléphone des parents. Même le calendrier et les agendas peuvent contenir des renseignements personnels, comme l’adresse électronique ou un numéro de téléphone, que les enseignants doivent protéger. Tout comme les données dans le DSO, l’information est considérée strictement confidentielle et ne peut être divulguée que dans certaines circonstances.

La meilleure question à se poser

Suivez cette règle générale : demandez-vous si le fait de divulguer l’information va contribuer à améliorer l’enseignement de l’élève. Les règlements sur la vie privée ne peuvent prendre cette décision pour vous. Dans ce cas, les lois cèdent la place à l’éthique professionnelle quand vient le temps de juger à quel point la transmission de l’information améliorera l’enseignement de l’élève. Les normes sur l’éthique professionnelle sont donc des conseils à suivre.

Par exemple, disons que les parents de Fatima sont en train de divorcer et que ses notes baissent en raison de cette situation familiale. Informer un collègue à l’école, dans le but de donner plus d’aide et de soutien à Fatima améliorera son éducation. Parler de la même information avec le même collègue, mais cette fois à l’épicerie, risque d’enfreindre les normes professionnelles.

«Les enseignantes et enseignants sont souvent au courant de détails personnels sur les élèves tout simplement parce qu’ils passent nombre d’heures par semaine en classe avec eux.»

«L’information confidentielle au sujet de la vie des élèves ne doit pas être une source de commérages ou de discussions frivoles», précise Elizabeth Campbell, professeure associée qui a enseigné l’éthique professionnelle à l’IEPO de l’Université de Toronto. «Elle ne doit être partagée que dans une certaine mesure, quand on y est forcé par la loi, dans les cas qui aideront les élèves ou dans leur intérêt.»

Transmettre ou ne pas transmettre – voilà la question. Nancy Massie nous dit que le bon sens est en général la solution. M^me Massie, qui est présidente du comité d’accès à l’information et de gestion des dossiers de l’Ontario Association of School Business Officials, ainsi qu’agente de gestion des documents au York Region DSB, explique que les enseignantes et enseignants doivent être alertes sans pour autant devenir paranoïaques.

«Je pense que les enseignants savent intuitivement comment protéger la confidentialité de l’information qu’ils ob­tiennent, a ajouté M^me Massie. Ils ne connaissent pas tous les détails de la loi mais, par respect et instinct professionnel, ils prennent en général la bonne décision.» En cas de doute, elle suggère de s’adresser à la direction de l’école ou à la personne responsable de l’accès à l’information ou à la vie privée du conseil scolaire. «Je recommande toujours aux enseignants d’être prudents. Commencez d’abord par dire non et essayez de voir ensuite ce que vous pouvez faire. Sinon, une fois que vous avez divulgué des renseignements personnels, il est trop tard pour revenir en arrière.»

Les normes, lignes directrices

Les Normes de déontologie de la profession enseignante de l’Ordre sont basées sur quatre valeurs principales : empathie, respect, confiance et intégrité. Les quatre valeurs expliquent l’utilisation responsable des renseignements personnels et peuvent vous guider. La norme concernant le respect, par exemple, précise explicitement la confidentialité comme étant une norme de déontologie. L’empathie suppose que les enseignants doivent protéger l’information personnelle, mais dans les cas de suspicion d’abus, les mêmes normes de déontologie, sans oublier la Loi sur les services à l’enfance et à la famille, précisent que les ensei­gnants doivent faire valoir l’intérêt des élèves.

Les enseignants doivent savoir que toute forme de renseignements personnels, même une note qu’ils prennent au sujet d’un élève dans la marge de leur agenda, est la propriété de la personne en question et que cette personne a le droit de demander l’information en vertu des droits sur l’accès à l’information.

«Il faut comprendre que toute information appartient au conseil scolaire, précise M^me Massie. Si vous n’étiez pas à l’emploi de ce conseil, vous n’auriez pas l’information à enre­gistrer ni à classer, et vous n’auriez pas à en discuter. Donc, si le conseil scolaire élabore des procédures pour assurer la protection de l’information, vous êtes obligé de les respecter.»

Les élèves et les parents ont même le droit de demander d’accéder à des renseignements moins formels. M^me Massie se souvient d’un cas où un parent a demandé de voir toute l’information écrite au sujet de son enfant. «Ceci comprenait ce qui se trouvait dans l’agenda de l’enseignant, a indiqué M^me Massie. L’enseignant était très surpris de voir que ce genre d’information pouvait être utilisé et présenté aux parents. Les enseignants pensent que les agendas sont leur propriété personnelle, mais ce n’est pas le cas.»

Les activités qui se déroulent en dehors de la classe peuvent présenter certains problèmes de confidentialité, il faut le savoir. Les annuaires et bulletins d’information qui contiennent souvent les noms et photos des élèves, par exemple, sont techniquement de l’information personnelle. Ceci cause rarement des problèmes, mais des parents ont déjà déposé des plaintes et demandé que l’information sur leurs enfants soit enlevée de ces publications. Et afficher le bulletin dans un site web, dont l’accès n’est pas contrôlé, vient aggraver les problèmes en matière de vie privée.

Des mesures pour vous aider

Les risques éventuels peuvent sembler énormes, mais il y a une solution. Les étudiants en enseignement reçoivent des renseignements généraux sur la vie privée et la confidentialité dans des cours sur le droit et l’enseignement. Bien des conseils scolaires offrent des cours de perfectionnement professionnel pour expliquer les questions de vie privée et de confidentialité en vertu de la LAIMPVP. Chaque conseil scolaire doit avoir une personne-ressource qui peut expliquer les conditions de la collecte de l’information personnelle et la façon dont on s’en servira, la transmettra et l’éliminera. De plus, le bureau du Commissaire à la protection de la vie privée a en main une liste d’experts sur les questions de confidentialité. Les écoles peuvent communiquer avec ces personnes pour leur demander d’expliquer au personnel ou aux élèves les règles concernant la vie privée.

Finalement, protéger la vie privée des élèves doit faire partie intégrante de l’enseignement. «Respecter les exigences des lois ontariennes en matière de vie privée ne consiste pas seulement à respecter les clauses des lois en vigueur», a expliqué Ann Cavoukian, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, dans un discours l’an dernier. «À moins que les politiques sur la vie privée ne soient intégrées dans les tâches quotidiennes d’un organisme, elles ne risquent pas d’être efficaces. Dans les hôpitaux, les bureaux du gouvernement et les écoles, ajoute M^me Cavoukian, la vie privée doit être intégrée à la culture de l’organisme.»

«Tout le monde doit être au courant des exigences actuelles concernant la vie privée des élèves, explique M^me Shanahan. Il est nécessaire de s’en préoccuper.»

Enseigner les enjeux de la confidentialité

Les enseignants ne sont pas les seuls à avoir la responsabilité de protéger la vie privée des élèves. Les élèves eux-mêmes doivent connaître leurs droits et savoir comment protéger leurs renseignements personnels. Ceci peut être un gros défi. Toute personne ayant consulté les sites web MySpace, Facebook ou Bebo sait que de nombreux élèves ne se posent pas de questions et dévoilent tout en ligne. C’est une bonne occasion de discuter avec eux de la vie privée, de la citoyenneté et de l’interaction entre les personnes et le gouvernement.

Le site web du Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario offre des plans de leçons et des ressources pour expliquer aux élèves ce que sont l’accès à l’information et l’importance de protéger la confidentialité. Les enseignants peuvent télécharger des guides qui visent les élèves de 5^e, 10^e, 11e et 12^e année.

Il n’est jamais trop tôt ni trop tard pour renseigner les élèves sur l’importance de protéger adéquatement leur information personnelle.