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Lors de sa dernière réunion, le conseil a approuvé une politique sur la protection des renseignements personnels qui nous met à niveau avec les normes fédérales. Il n'existe aucune loi provinciale équivalente. Bien que notre travail ne soit pas de nature commerciale ni soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ), nous croyons que ses principes cadrent avec notre rôle unique d'organisme de réglementation. Pour accomplir notre mandat, nous recueillons, utilisons et divulguons régulièrement des renseignements personnels. La nouvelle politique décrit comment divulguer adéquatement ces renseignements. Elle permet à nos membres de rectifier les erreurs et de s'assurer que nous conservons leurs renseignements personnels en sécurité, et que nous les traitons avec le même respect que nous les traitons en tant qu'individus.
À l'heure actuelle, l'Ordre compte 198 000 membres en règle. Or, nous possédons deux fois plus de dossiers de membres. Depuis les débuts de l'Ordre en 1997, nous avons classé plus de 4 millions de documents dans les dossiers de nos membres. De plus, le ministère de l'Éducation nous a légué des dossiers qui remontent jusqu'au début du siècle dernier. En vertu de la loi, nous devons garder ces dossiers pendant 80 ans. Nous ne recueillons que les renseignements que nous sommes tenus d'obtenir conformément à la loi et aux règlements. En tant que membre, vous avez l'obligation de nous informer de tout changement. Votre nom, vos qualifications et votre numéro de membre sont du domaine public et ne sont pas considérés comme des renseignements personnels; votre date de naissance, votre numéro d'assurance sociale, votre numéro de téléphone, votre adresse et votre état civil le sont. Malgré que nous ayons l'obligation légale de protéger les renseignements personnels de nos membres en vertu de la Loi sur l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario, notre politique définit les principes au chapitre de la responsabilité, du consentement, de l'exactitude, des limites d'utilisation, de la divulgation, de la rétention et des mesures de sécurité. Tout comme d'autres organismes de réglementation qui représentent les infirmiers, les médecins, les chirurgiens-dentistes, les avocats, les podologues et les comptables agréés, hommes et femmes, l'Ordre sera bientôt perçu comme un organisme d'enquête soumis à la loi fédérale. Nous pourrons ainsi enquêter efficacement sur les allégations de comportement déplacé. Nous avons toujours manipulé consciencieusement les dossiers de nos membres. Notre nouvelle politique expose noir sur blanc nos mesures de sécurité et la façon dont vous pouvez accéder à vos renseignements personnels. Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous possédons à votre sujet en remplissant et soumettant le formulaire à cette fin, disponible dans notre site web. Nous avons établi des droits aussi bas que possible afin de couvrir nos frais d'administration. Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour répondre aux demandes dans les 30 jours. Les membres s'inquiètent surtout des relevés de notes que nous gardons dans leurs dossiers. Nous ne les transmettons pas à un autre établissement ni à une tierce partie sans votre consentement écrit. C'est d'ailleurs le cas pour tous vos renseignements personnels. Nous nous assurons que les renseignements personnels en notre possession sont sauvegardés en toute sécurité. Seul le personnel autorisé y a accès et nous déchiquetons tous les renseignements personnels dont nous n'avons plus besoin. Toute infraction est passible d'une amende pouvant atteindre 25 000 $. Bref, notre Code sur la protection des renseignements personnels renforce des pratiques déjà existantes, et prouve que notre profession est responsable et mérite le privilège de s'autoréglementer. Vous pouvez consulter notre politique sur la protection des renseignements personnels à www.oct.ca À propos de l'Ordre Code sur la protection des renseignements personnels. |