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Des réponses à vos questions

    

de Lois Browne Chaque année, la Division des services aux membres de l’Ordre traite des milliers de demandes d’inscription et répond par téléphone, par courriel et par la poste à des dizaines de milliers de questions des membres et de futurs membres. George D’Agostino est dans son bureau, écouteurs téléphoniques rivés à ses oreilles, expliquant patiem-ment en français à un membre pourquoi l’Ordre ne peut lui envoyer une autre copie de sa carte de compétence, sans frais, pour remplacer celle qu’il n’a jamais reçue. Tout ça parce qu’il n’a jamais informé l’Ordre de son déménagement. Il est possible d’obtenir un duplicata de sa carte de compétence, explique D’Agostino, moyennant des droits de 25 $. En outre, ce document portera la mention «duplicata». Le changement d’adresse peut sembler fort simple, mais les règlements administratifs de l’Ordre sont conçus pour garantir l’intégrité des documents délivrés par l’Ordre. «Nous devons savoir que chaque carte de compétence délivrée est arrivée à destination, dit D’Agostino, qui aide à superviser le centre d’appels de l’Ordre. Si certaines n’ont pas atteint leur but, nous voulons le savoir aussi.» Chaque année, l’Ordre envoie près de 180 000 cartes de compétence et des dizaines de milliers de lettres et de documents aux membres. Plus de 6 000 de ces envois reviennent à l’Ordre parce que leurs destinataires ont déménagé et qu’ils ont omis d’en informer le Service des dossiers par écrit. «L’intégrité des renseignements sur les membres constitue une préoccupation majeure de l’Ordre et l’une des questions dont le Service à la clientèle — ainsi que le Service des dossiers et le Service d’évaluation — doit tenir compte dans ses rapports avec les membres», précise Lynda Palazzi qui, à titre de coordonnatrice des Services aux membres, est responsable des trois unités. L I E N    I N I T I A L Le Service à la clientèle représente le lien initial avec l’Ordre pour les membres et les personnes qui veulent le devenir. Il répond à au moins 800 appels par jour; ce nombre peut augmenter rapidement tout dépendant des nouveaux développements. Chaque mois, le service répond aussi à environ 1 200 courriels, reçoit 900 visiteurs à la réception des bureaux de l’Ordre au 6e  étage, sans compter les lettres et télécopies. «À titre d’ordre professionnel, nous sommes responsables de fournir aux membres et aux personnes qui veulent s’inscrire des renseignements clairs et uniformes, même si ce n’est pas toujours les réponses que veulent entendre les membres», affirme Marina Brasil, chef du Service à la clientèle. L E    1 5    A V R I L Certaines questions, comme celles liées à la cotisation annuelle payable au 1er janvier, reviennent chaque année. Un membre qui n’a pas payé sa cotisation au plus tard le 15 avril voit son statut changé à «suspendu pour non-paiement de la cotisation»; en outre, l’Ordre l’informe qu’il n’est plus membre en règle. «Nous recevons des appels de membres irrités qui ont pris leur retraite, mais qui ne nous en ont pas informé ou qui, pour une raison quelconque, ont raté la date limite de paiement ou encore qui n’ont pas reçu leur avis final parce qu’ils ont déménagé sans nous donner leur nouvelle adresse. Souvent, un membre est froissé par le terme «suspendu», mais ce terme est tiré de la législation et c’est celui que nous utilisons», ajoute Brasil. «Ensuite, nous devons lui dire qu’il doit non seulement payer sa cotisation annuelle, mais aussi des droits de remise en vigueur pour réintégrer le statut de membre en règle.» Il en découle parfois des appels et des lettres très colériques. «Mais voilà, nous sommes un ordre professionnel et nous sommes tenus de respecter la législation.» Chaque année, près du tiers des 10 000 demandes d’inscription proviennent de l’extérieur de l’Ontario. Le personnel doit être bien informé du contenu des programmes de formation à l’enseignement offerts à l’étranger et des documents disponibles en appui à une demande d’inscription à l’Ordre. S E R V I C E    D E S    D O S S I E R S La base de données est essentielle au bon fonctionnement de l’Ordre. Cette responsabilité incombe au Service des dossiers qui crée un dossier électronique pour chaque membre ou personne faisant une demande d’inscription et en assure la tenue. «Le Service des dossiers constitue l’assise sur laquelle se fient le Service à la clientèle et le Service d’évaluation, affirme Anna Di Rezze, chef du Service des dossiers. Si vous comparez les Services aux membres à une rivière, nous sommes l’eau.» «Nous protégeons ces renseignements pour nous assurer de leur exactitude et pour garantir le respect des droits et de la vie privée de chaque individu», ajoute Di Rezze. D’après Di Rezze, l’un des défis inhérents au Service des dossiers consiste à recevoir des documents divers, comme les relevés de notes, qui doivent nous parvenir directement de l’établissement qui les a décernés et qui parfois arrivent avant même la demande d’inscription. «Certaines personnes craignent que nous perdions leurs documents, mais s’ils voyaient le système que nous avons mis sur pied, leurs craintes s’estomperaient.» «Notre système de suivi de documents est sans égal. Nous conservons tout ce que nous recevons, inscrivons tout pièce par pièce et les faisons correspondre à l’arrivée de la demande d’inscription. Une fois reçus tous les documents requis, nous les acheminons au Service d’évaluation qui prend la relève.» «Si la demande d’inscription est incomplète — que ce soit un document qui manque ou encore les droits — nous la retournons. Nous ne disposons tout simplement pas des ressources pour conserver les demandes incomplètes. Toutefois, nous conservons tous les documents officiels, comme les relevés de notes, que nous recevons d’autres établissements.» É V A L U A T I O N Le Service d’évaluation évalue les qualifications en enseignement pour s’assurer qu’elles répondent aux exigences de l’Ontario. «Le public est sous l’impression que nous ne faisons qu’évaluer les qualifications des personnes formées à l’étranger, alors qu’en fait nous traitons aussi les demandes de remplacement de cartes temporaires, confirmons les approbations temporaires et déterminons si un membre détient les préalables aux cours menant à une qualification additionnelle», dit la chef du service, Linda Genesi-Williams. Le Service d’évaluation prend la décision finale relativement aux demandes d’inscription provenant de l’extérieur de l’Ontario. Qu’elle soit acceptée ou rejetée, une demande fait l’objet d’un examen comptant plusieurs étapes qui garantit le respect des règles et procédures en place et ce, de manière uniforme et équitable. Un rejet doit être revu et approuvé par Genesi-Williams ainsi que par le registrateur Joe Atkinson. «Il est extrêmement frustrant d’essuyer un refus, surtout pour une personne formée à l’étranger qui enseigne depuis plusieurs années dans son pays», poursuit Genesi-Williams. L’Ordre informe toujours une personne dont la demande a été rejetée de la raison de ce rejet. «Nous ne rejetons jamais quelqu’un sans lui dire ce qu’il manque pour enfin répondre aux exigences ontariennes», précise Genesi-Williams. Toute personne dont la demande d’inscription est rejetée peut en appeler de cette décision au comité d’appel des inscriptions, qui se compose de membres élus et nommés du conseil de l’Ordre. Le processus d’évaluation ne prend pas fin sur l’acceptation d’une demande. Le titulaire d’une carte de compétence temporaire doit répondre à certaines conditions liées à l’expérience ou à la formation, habituellement dans les six ans, pour continuer à enseigner. Un membre qui veut ajouter des qualifications à son dossier doit répondre aux critères établis par l’Ordre en matière de formation. Le centre d’appels est ouvert de 8 h 30 à 17 h, du lundi au vendredi, et peut répondre à la plupart des questions, en français ou en anglais. Il peut aussi relayer un appel à un membre du personnel de l’Ordre susceptible de mieux l’aider. Composez le 416-961-8800, poste 390, ou sans frais en Ontario le 1-888-534-2222, poste 390. Depuis les cinq dernières années, certaines questions nous reviennent tout le temps. Voici quelques conseils qui peuvent vous être utiles ou même aider quelqu’un qui s’intéresse à devenir membre de l’Ordre. Il existe un guide d’inscription pour chaque type de personne qui fait une demande, notamment les nouveaux diplômés de l’Ontario, les personnes formées au Canada à l’extérieur de l’Ontario ou à l’étranger et les personnes autrefois certifiées en enseignement. Dans chaque guide se trouvent des directives précises tirées de la loi et des règlements qu’il faut suivre à la lettre. Certains documents doivent être officiels, ce qui signifie qu’ils doivent parvenir à l’Ordre de l’établissement qui les a décernés. En essayant de soumettre vous-même ces documents, vous risquez de retarder le processus. Les délais habituellement requis par l’Ordre pour traiter une demande commencent à la réception par l’Ordre de tous les documents requis. Assurez-vous de savoir ce dont vous avez besoin de fournir pour ne pas retarder le début du traitement de votre demande. Si vous voulez mettre votre information à jour et modifier votre dossier pour y faire inscrire que vous êtes à la retraite ou votre changement d’adresse, par exemple, faites cette demande par écrit et signez-la. Demeurez au courant de la politique et des règlements de l’Ordre en lisant les Pages bleues de Pour parler profession. Vous trouverez des renseignements sur la cotisation, les certificats, les affectations en enseignement, les qualifications et autres dans le site web de l’Ordre à www.oct.ca sous la rubrique Services aux membres. Si vous avez des questions, la façon la plus simple d’obtenir une réponse est de téléphoner au Service à la clientèle. Le centre d’appels reçoit la plupart des appels entre midi et 14 h. Le service est le plus rapide entre 8 h 30 et 11 h ou en fin d’après-midi. L’Ordre a aussi un comptoir d’inscription au 6e étage du 121, rue Bloor Est à Toronto où vous pouvez vous entretenir en personne avec un membre du Service à la clientèle. A r t i c l e s    d e s    P a g e s    b l e u e s Approbation par le conseil du budget de 2002 et de l’augmentation de la cotisation Aptitude professionnelle : favoriser la réadaptation des enseignants Des réponses à vos questions Transition vers l'enseignement : l'Ordre étudie le plan de carrière  des nouveaux enseignants Cours menant à une qualification additionnelle offerts en français à distance Décisions des panels de discipline

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